¿Cuáles son los pasos a seguir para generar un comprobante de pago de
una planilla del IESS?
Antes de generar el comprobante de pago, asegúrese de haber cumplido los siguientes pasos:
Antes de generar el comprobante de pago, asegúrese de haber cumplido los siguientes pasos:
- Haber hecho el aviso de salida
de todo el personal que haya dejado de laborar durante el período
- Haber hecho todos los avisos de entrada del personal que haya ingresado a laborar durante el período
- Haber hecho todos los avisos de entrada del personal que haya ingresado a laborar durante el período
- Haber ingresado todas las
variaciones por extras del período
- Hacer el ajuste de días no
laborados para las faltas injustificadas, si es que decide usar esta opción (no recomendado)
- Haber modificado los días
laborados por tiempo parcial usando la opción "Días Laborados Tiempo
Parcial" (para contrato eventual discontinuo o en el caso del primer y último mes de labores de un trabajador que labore a jornada parcial permanente *). Esta modificación de días la deberá hacer dentro del mismo mes, ya que una vez que se genere la planilla de aportes (lo cual es de inmediato cuando se termina el mes y empieza el nuevo mes), ya NO podrá modificar los día laborados del trabajador a tiempo parcial.
* En caso de tener personal que haya dejado de laborar durante el período y que haya estado trabajando bajo jornada parcial permanente, modifique, si aplica, los días laborados. Por ejemplo, si tiene un trabajador que labora 4 horas diarias y salió el 2 de ese mes, como en el IESS los días son de 8 horas, debe ingresar con la opción de "Días a Laborar Tiempo Parcial" que trabajará sólo un 1 día, para que le quede en total 1 día de 8 horas en el IESS, equivalente a 2 días de 4 horas que fue lo que realmente laboró. JAMÁS CUADRE LOS DÍAS LABORADOS A TIEMPO PARCIAL CON LA OPCIÓN DE "DÍAS NO LABORADOS" O LE ROMPERÁ LA CONTINUIDAD EN EL IESS AL TRABAJADOR
Una vez ingresada todas las
novedades del período, genere los comprobantes de pago de aportes y fondos (si
aplica) desde la opción "Generación de Comprobantes Aportes" y
"Generación de Comprobantes Fondos" de la sección de Comprobantes. En
caso de haber planillas de préstamos hipotecarios y/o quirografarios, puede
imprimirlas desde la sección de "Consulta e impresión de
Comprobantes". El listado de trabajadores con su respectivo monto de préstamo lo podrá consultar desde el sistema antiguo de empleadores
Tenga presente que si ingresó variaciones por extras de trabajadores que acumulan sus fondos de reserva, en 24 horas aproximadamente deberá volver a ingresar a la opción de "Generación de Comprobantes Fondos" de la sección de Comprobantes, ya que se habrá generado un comprobante de pago para las planillas de ajuste de fondos, en tal sentido JAMÁS ingrese una variación por extras a un trabajador con fondo de reserva acumulados el día 15 del mes de pago de las planillas del IESS, pues entonces recién se generará el comprobante de pago de ajuste de fondos el día 16, cayendo automáticamente la empresa en mora patronal y poniendo en riesgo la empresa de ser glosada por las prestaciones que el IESS dé a los trabajadores no solamente el mes del atraso, sino todas las prestaciones que dé hasta 90 días después inclusive de haberse producido el atraso, siendo el monto mínimo a pagar por cada glosa de responsabilidad patronal, el cincuenta por ciento del SBU vigente en la fecha en que se otorgó la prestación u ocurrió el siniestro.
Recomiendo también que, a pesar de ya haber generado las planillas, luego de unas 48 horas vuelva a ingresar y verificar si no se reseteó los comprobantes generados y le vuelven a aparecer para volver a generar. A veces sucede, y si no los genera, no podrá pagar el IESS con las planillas que ya tenía generada porque el número del comprobante de pago no es el mismo.
Tenga presente que si ingresó variaciones por extras de trabajadores que acumulan sus fondos de reserva, en 24 horas aproximadamente deberá volver a ingresar a la opción de "Generación de Comprobantes Fondos" de la sección de Comprobantes, ya que se habrá generado un comprobante de pago para las planillas de ajuste de fondos, en tal sentido JAMÁS ingrese una variación por extras a un trabajador con fondo de reserva acumulados el día 15 del mes de pago de las planillas del IESS, pues entonces recién se generará el comprobante de pago de ajuste de fondos el día 16, cayendo automáticamente la empresa en mora patronal y poniendo en riesgo la empresa de ser glosada por las prestaciones que el IESS dé a los trabajadores no solamente el mes del atraso, sino todas las prestaciones que dé hasta 90 días después inclusive de haberse producido el atraso, siendo el monto mínimo a pagar por cada glosa de responsabilidad patronal, el cincuenta por ciento del SBU vigente en la fecha en que se otorgó la prestación u ocurrió el siniestro.
Recomiendo también que, a pesar de ya haber generado las planillas, luego de unas 48 horas vuelva a ingresar y verificar si no se reseteó los comprobantes generados y le vuelven a aparecer para volver a generar. A veces sucede, y si no los genera, no podrá pagar el IESS con las planillas que ya tenía generada porque el número del comprobante de pago no es el mismo.
Un trabajador que laboraba a tiempo completo con contrato indefinido, por acuerdo de las partes ahora laborará por días, con contrato eventual discontinuo ¿Cómo debo hacer el cambio en la página del IESS?
Suponiendo que el trabajador tenía un contrato a plazo indefinido y laboró hasta el viernes 3 de julio/15 a tiempo completo; y, el resto del mes, laboró sólo 8 días adicionales bajo la modalidad eventual discontinua, haga lo siguiente:
Realice el aviso de salida del trabajador con fecha 30 de junio/15. A continuación, haga un aviso de entrada para el trabajador con fecha del día siguiente, es decir el 1 de julio/15. El aviso de entrada deberá hacerlo utilizando la relación de trabajo "Trabajadores Tiempo Parcial"; y, en "días a laborar tiempo parcial", ponga el total de días que va a laborar en el mes, considerando la salida el viernes 3 de julio, los 2 días adicionales de descanso remunerado (sábado y domingo) por haber laborado 5 días en esa semana que salió; y, los 8 días adicionales que laborará en el mes, es decir, deberá poner 13 días (5 días continuos laborados en jornada completa + 8 días eventuales discontinuos). Recuerde que el sueldo debe poner el sueldo equivalente a si hubiera laborado los 30 días, ya que el sistema en función de ese sueldo, lo dividirá para 30 y lo multiplicará por los 13 días ingresados, para sacar el total de días laborados en el mes. Esto deberá realizar ANTES de que se genere la planilla de aportes, es decir, siguiendo el ejemplo, deberá hacerlo dentro del mismo mes de julio, porque si lo hace al siguiente mes, ya el sistema no permite afiliar a alguien a tiempo parcial en un período distinto al actual.
Tenga presente lo siguiente:
NO puede simplemente cambiar la relación de trabajo "Código del Trabajo" del trabajador a "Trabajadores Tiempo Parcial". El sistema no permite cambiar a alguien de tiempo completo a tiempo parcial dentro de un mismo período, siguiendo el ejemplo, dentro del mismo mes de julio.
NO debe hacer el aviso de salida el 5 de julio y hacerle el aviso de entrada el 6 de julio a tiempo parcial, ya que el sistema no permite dentro de un mismo período el cambio de modalidad de jornada completa a tiempo parcial. Lo peor de este último caso, es que el sistema le aceptará el aviso de salida y el reingreso a tiempo parcial, y usted pensará que hizo todo correcto, pero, internamente, el sistema tomará tal acción como un "Reingreso" y le saldrá planillado el sueldo del trabajador en el período por 30 días en lugar de sólo 13 días, si seguimos con el ejemplo.
Un trabajador que laboraba a tiempo parcial por días (contrato eventual discontinuo) ahora laborará a tiempo completo ¿Cómo debo hacer el cambio en la página del IESS?
Pregunta incluida el 12 de junio del 2017
Suponiendo que trabajó hasta el día 14 del mes a tiempo parcial, y que del 1 al 14 laboró 3 días y desde el 15 en adelante ya pasa a tiempo completo, en ese mes debe el trabajador permanecer aún afiliado a tiempo parcial y antes de que finalice el mes, con la opción de "días laborados tiempo parcial" modificar los días a 19 días (16 días a tiempo completo del 15 al 30 de ese mes más los 3 días que se indica que laboró del 1 al 14 cuando aún estaba a tiempo parcial). A partir del día 1 del siguiente mes, tan pronto se habilite el sistema, puede hacer ya el cambio de la relación de trabajo de 16-TRABAJADORES TIEMPO PARCIAL - CT) a la relación de trabajo que corresponda a tiempo completo (usualmente será 06-CÓDIGO DEL TRABAJO - CT) con fecha 1 de ese mes.
Un trabajador que tenía acumulado sus fondos de reserva salió de la empresa. ¿debo pagarle el proporcional del fondo de reserva por los días laborados hasta la fecha que salió a él directamente en el acta de finiquito o sí me va a salir planillado en el IESS sus fondos de reserva?
Sí le va a salir planillado los fondos de reserva, no de inmediato como se genera la planilla de aportes normales, si no que se demora unos 5 días. El comprobante de pago le aparecerá en la sección de "Fondos de Reserva de Cesantes".
Si justo en el mes que sale el trabajador se le expiraba ya la solicitud de acumulación de fondos de reserva, en ese caso no le saldrá ya planillado los fondos de reserva del trabajador y le tocará pagárselos en el acta de finiquito.
¿Si ya generé el comprobante de pago y me olvidé de hacer un aviso de entrada o ingresar una variación de sueldo por extra, puedo ingresar la novedad?
Sí. Se generará un comprobante de pago adicional en la sección de Comprobantes de pago Aportes de tipo "ajuste".
Generé el comprobante de pago de la planilla del IESS antes de haber
ingresado todas las novedades del período. ¿Qué hago para anularlo?
Debe acudir al IESS con una
solicitud firmada por el representante legal, los documentos habilitantes (RUC,
cédula a color del representante legal, certificado de votación vigente a color
y nombramiento) pidiendo la anulación de la planilla de aportes y/o de fondos
de reserva (en caso de que una novedad que no haya ingresado corresponda a un
colaborador que acumule fondos de reserva) y/o de ajustes (en caso de que haya
ingresado una variación por extra mal o no haya ingresado todas las del
período).
En la carta debe constar el número del comprobante o comprobantes de
pago a anular y el motivo de la anulación. Debe pedir atención con el jefe de
agencia o el supervisor, quienes son los únicos autorizados a anular
comprobantes de pago. La anulan en el momento y luego de 24 horas podrá
realizar las rectificaciones del caso y volver a generar la planilla. El
comprobante de pago de fondos de reserva demora 48 horas en poder volverse a
generar. Las planillas de préstamos hipotecarios y quirografarios no se pueden anular.
Si en ellas consta un trabajador cesante, toca descontarle la cuota de la
liquidación y si se demoró mucho y ya se generó inclusive la planilla de estos
préstamos del siguiente período, debe acudir al BIESS con los avisos de salida
para pedir que los saquen de esas planillas.
Si el motivo es porque no se
registró a tiempo un aviso de salida y ya se generó la planilla, debe llevar
adicionalmente la carta de renuncia del trabajador o el acta de finiquito que haya elaborado, ya que a veces la saben pedir.
¿Debo ingresar algún ajuste a trabajadoras que están con descanso materno?
No. Los aportes se pagan normalmente al IESS. El aporte personal de los 84 días de descanso materno le corresponde pagarlo al empleador
¿Debo ingresar algún ajuste a trabajadores que están con descanso médico por enfermedad?
No. Los aportes se pagan normalmente al IESS. El aporte personal desde el cuarto día en adelante le corresponde pagarlo al empleador. Eventualmente el IESS le devolverá la totalidad del aporte personal y patronal por la totalidad de los días de descanso médico del trabajador, sin considerar los tres primeros días. Es decir, si le dieron descanso médico por 30 días, le devolverán la totalidad de aporte patronal y personal de 27 días. No le devolverán el aporte al IECE ni el aporte a la SETEC, y si el trabajador tuviera fondos de reserva acumulados, tampoco le devolverán los fondos de reserva acumulados.
¿Debo reportar al IESS como días no laborados los días de vacaciones gozados por los trabajadores?
NO, JAMÁS debe reportar en el IESS como días no laborados las vacaciones gozadas, ya que al ser pagadas implica que son una licencia con remuneración, por ende debe continuar aportándose al IESS con normalidad y el trabajador percibirá además de la remuneración por los días de descanso, los décimos y fondos de reserva completos proporcional a los días de vacaciones gozados; asimismo, no podrá descontarse los días de vacaciones gozados del total de días laborados para el cómputo de las utilidades.
Si aceptamos que se debe descontar los días no laborados en el IESS por el hecho de gozar de vacaciones, entonces NINGÚN trabajador que tenga más de un año de servicio y por ende haya gozado ya vacaciones va a tener jamás 360 días laborados para efectos del pago de utilidades y decimacuarta remuneración, lo cual es por demás absurdo.
¿Cómo reporto las faltas injustificadas en el IESS?
Simplemente se ingresa un ajuste
de "días no laborados" usando la opción de registro de novedades; sin embargo, no se recomienda NUNCA hacerlo,
porque:
1) El trabajador pierde el
derecho de atención médica (derecho que gana al tercer mes de aportaciones
consecutivas e ininterrumpidas) y el subsidio monetario (y al patrono le
tocaría pagar ante una enfermedad el 50% del sueldo por hasta 2 meses) si es
que se llega a enfermar antes de que vuelva a completar los 6 meses de
imposiciones mensuales ininterrumpidas (30 días laborados al mes, por seis
meses)
2) La trabajadora, pierde el
derecho a la contingencia por maternidad (incluyendo el subsidio monetario
durante los 3 meses de permiso de lactancia y por ende el patrón debe pagar el
100% del sueldo), si es que se detecta que desde la fecha que dio a luz, hasta 12
meses antes, tuvo un día que no aportó porque el patrón le ingresó el ajuste de
"días no laborados".
Entonces es más un mal que uno se
hace que un bien si ingresa en el IESS un "ajuste de días no
laborados" y le juega el número que un trabajador se enferma o sale la
trabajadora embarazada antes de que vuelvan a tener el número de imposiciones.
El hecho de no ingresar los días no laborados en el IESS no quiere decir que el trabajador deba recibir sus décimos y utilidades completos como si no hubiera faltado injustificadamente al trabajo. El tener que cuadrar las planillas con los décimos y utilidades es un "mito urbano" que ha beneficiado a muchos trabajadores incumplidos.
¿Qué son las notas de crédito y cómo las utilizo?
Cuando el IESS detecta que hay valores que devolverle a la empresa (por ejemplo, por devolución del aporte personal y patronal por los días de descanso médico de un trabajador), generará una nota de crédito en el sistema. Para utilizarla, simplemente genere un comprobante de pago y se aplicará automáticamente al mismo.
Tengo un aviso de Responsabilidad Patronal en la pantalla de inicio del sistema de empleadores. ¿Cuándo y desde donde la imprimo? ¿Dónde puedo ver el detalle de la misma?
Deberá esperar unos 5 días laborables aproximadamente hasta que el estado de la misma le cambie a "Glosa". Sólo ahí podrá ingresar en la sección de comprobantes, en la opción de "Generación Comprobantes Glosas" para generar el comprobante de pago correspondiente.
El detalle de los empleados por los cuales han glosado a la empresa por responsabilidad patronal lo podrá ver en en antiguo sistema de empleadores. Para ingresar al sistema anterior, seleccione la opción "Mora Patronal" en la sección de "Empleadores" de la página del IESS. A continuación ingrese la cédula del representante legal y clave. Una vez adentro, ingrese a la sección "Servicio de Mora Patronal" y luego a la opción de "Responsabilidad Patronal y Glosas", luego dé clic en la opción del menú de "Consultas" y elija "Empleadores en Mora-Glosas". Ingrese los rangos de fecha en formado años, mes y día y dé clic en enviar. Ahí dé clic a la glosa cuyo detalle desea ver.
Si necesita ver más detalles de la glosa como por ejemplo el día en que supuestamente se hizo atender el trabajador y cuál es el valor de la atención médica original, deberá acercarse a la caja de seguro a pedir que le den ese detalle.
¿Por qué me llegó una nota de crédito sólo por la totalidad del aporte patronal y personal de 27 días si el reposo otorgado al trabajador fue de 30 días?
Respuesta actualizada el 12 de junio del 2017
Porque los tres primeros días de enfermedad no profesional no los cubre el IESS. Tampoco le devolverán la Contribución Para el Fomento de las Capacidades y Conocimientos Ciudadanos (CCC).
Me olvidé de hacerle el aviso de salida a un trabajador cesante y me he dado cuenta mucho tiempo después luego de inclusive haber pagado varias planillas. ¿Qué puedo hacer? ¿Es posible que el IESS me devuelva lo pagado indebidamente a este trabajador?
Pregunta incluida el 12 de junio del 2017
Si por alguna razón tiene planillas pagadas /generadas de trabajadores que cesaron sus labores tiempo atrás, debe registrar el aviso de salida el último día del mes anterior al actual para que el sistema deje de generar planillas por ese trabajador; y, paralelamente, presentar una solicitud al IESS en el centro/ventanilla de atención universal adjuntando documentación de sustento que evidencien la fecha real de salida del trabajador (carta de renuncia si fuere el caso, acta de finiquito firmada por el trabajador y/o certificado de trabajo emitido al ex trabajador con su recibido) y documentación sobre el empleador o empresa (nombramiento, RUC, copia de cédula y certificado de votación del representante legal) requiriendo la modificación de la fecha del aviso de salida desde la fecha que cesó el trabajador efectivamente sus funciones en la empresa.
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