domingo, 2 de abril de 2023

Preguntas frecuentes sobre las Utilidades (actualizadas al 2 de abril del 2023)




El hijo de un trabajador cumplió los 18 años el 31 de diciembre ¿Es aún carga familiar? ¿Debo pagarle algún proporcional?
No. Al cumplir los 18 años perdió la calidad de carga familiar y no aplica pago proporcional alguno.


El hijo de un trabajador nació el 31 de diciembre ¿Es carga familiar? ¿Debo pagarle algún proporcional?
Sí es carga familiar. Debe pagar el valor del 5% de la carga familiar completo en función de los días laborados.


Un trabajador laboró durante el año, un tiempo en un cargo en relación de dependencia y luego se lo ascendió a gerente general, cargo que es sin relación de dependencia y no se le debe pagar utilidades ¿Le debo pagar un proporcional por el tiempo que laboró en el cargo en relación de dependencia?
Sí.


Un trabajador me presentó una declaración juramentada indicando que lleva conviviendo con su actual pareja más de dos años, pero en su cédula consta aún como casado con otra persona ¿debo pagarle utilidades por su conviviente en unión de hecho? ¿Debo pagarle utilidades por el cónyuge con el que sigue casado a pesar que llevan años de no convivir?
La unión de hecho se forma con personas libres de vínculo matrimonial, por lo tanto, esa unión de hecho es nula. Para evitar este tipo de situaciones, exíjale que registre su unión de hecho en la cédula, ya que ahora esa es la única manera legal de registrar la unión de hecho.

Sobre si debe pagarle utilidades por la cónyuge con la que consta casado en su cédula, sí debería pagarle siempre que no esté ya disuelta la sociedad conyugal, lo cual lo podrá corroborar solicitando al trabajador que entregue el acta de matrimonio actualizada (ya que aparecerá en la misma si está disuelta la sociedad conyugal).


¿La personas naturales deben presentar la declaración de utilidades en el sistema de salarios del MDT?
Sólo las personas naturales obligadas a llevar contabilidad y las personas jurídicas deben presentar la declaración de utilidades. Al no haber control para las personas naturales NO obligadas a llevar contabilidad, el pago prácticamente se convierte en optativo para estas últimas.


¿Los pasantes tienen derecho a recibir utilidades?
No, porque tienen un contrato civil con la empresa.


¿Quiénes son considerados como cargas familiares?
Son cargas familiares los hijos menores de dieciocho años, hijos con discapacidad de cualquier edad que tengan carné del CONADIS o carné del MSP o que tengan la discapacidad especificada en la cédula, los cónyuges y los convivientes en unión de hecho legalmente constituidos, que existan como tales en el período fiscal del 1ero de enero hasta el 31 de diciembre de cada año. De igual forma no generarán derecho aquellas cargas que pierdan la calidad* de cargas familiares.

* Una carga familiar puede perder la calidad cuando: 1) El trabajador se divorcia de su cónyuge; 2) El trabajador se separa de su conviviente en unión de hecho o no presenta a tiempo la unión de hecho en la cédula, 3) Un hijo registrado como carga cumplió los 18 años de edad en el período de cálculo, 4) Un hijo con discapacidad mayor de 18 años recibe algún tratamiento médico o se realiza alguna operación que hace que pierda la misma 5) Se disolvió la sociedad conyugal.


¿Cuáles son los documentos habilitantes que debe presentar un trabajador extranjero para que se reconozcan a sus cargas familiares (matrimonios o uniones de hecho celebrados en el país de origen del trabajador o hijos nacidos en el exterior)?
El acta de matrimonio o el documento donde conste la unión de hecho y las partidas de nacimiento de sus hijos, debidamente apostillados. Hay empresas que exigen cada año estos documentos en original. Tener presente que no es nada sencillo para un extranjero estar requiriendo de su país de origen todos los años estos documentos y hacerlos apostillar, por lo que se recomienda aplicar una política distinta.


Con la declaratoria de inconstitucionalidad de la Ley de Fomento Ambiental, que modificó la Ley de Hidrocarburos y la Ley de Minería lo cual a su vez modificó también el porcentaje de participación de utilidades de los trabajadores de estos sectores, ¿hay que volver a pagar el 15% de forma total a los trabajadores?
Los efectos de la sentencia de la Corte Constitucional están diferidos hasta el 2023, tiempo durante el cual el Presidente de la República, de considerarlo pertinente, podrá promover las reformas legislativas que suplan aquellos vacíos normativos que pudieran afectar la sostenibilidad de las finanzas públicas; proyecto o proyectos que, en caso de ser presentados, deberán ser tramitados por la Asamblea Nacional -dependiendo del trámite que corresponda (ordinario o económico urgente)- antes de la finalización del año fiscal 2023; por lo tanto, de momento no hay ningún cambio respecto al porcentaje que deben recibir los trabajadores.


¿Un hijo con discapacidad casado, es carga familiar?
La ley no dice nada con respecto a que deja de ser carga una vez que se casa, por lo tanto sí.


¿Un hijo con discapacidad que tiene trabajo, es carga familiar?
La ley no dice nada con respecto a que deja de ser carga una vez que encuentra trabajo, por lo tanto sí.


Un trabajador me ha dicho que él cuida de su padre o madre o de un familiar, y que es inclusive sustituto directo de ese familiar. ¿Debo pagarle utilidades por esa carga?
No, porque para el Código del Trabajo, sólo son cargas el cónyuge o conviviente en unión de hecho legalmente reconocido, los hijos menores de 18 años y los hijos con discapacidad de cualquier edad. Absolutamente nadie más puede ser considerado como carga familiar, así en realidad cuide de esa persona.


Un trabajador se casó/unió y su pareja tenía un hijo que cumple con los requisitos de ser carga. ¿Tengo que pagarle utilidades por ese hijo que no es de él?
Si le ha dado sus apellidos, sí deberá pagarle utilidades por ese hijo, aunque no sea biológico.


Un trabajador me presentó los papeles de adopción de un hijo. ¿Debo pagarle utilidades por ese hijo adoptado?
Sí, debe pagarle utilidades; pero, fíjese en la fecha de adopción, ya que si le entrega esos papeles en el año en curso y el trabajador solicita que se lo considere a su hijo adoptivo para carga familiar del ejercicio fiscal del año anterior, pero la fecha de adopción corresponde al año en curso, será carga familiar para el año en curso que se pagan en abril del siguiente año, y no para el ejercicio fiscal del año anterior.


Un trabajador se casó en el año actual antes del 15 de abril y me está pidiendo que le considere a su cónyuge para el pago de las utilidades ¿Estoy obligado a concederle utilidades por este matrimonio reciente?
Esa carga debe ser considerada como carga familiar recién para el actual ejercicio económico que se paga en abril del siguiente año, por lo tanto no aplica considerarla para el reparto del 5% que se ha calculado sobre las utilidades del ejercicio económico del año anterior.


¿Es factible pagarle utilidades al representante legal?
En sí utilidades no, ya que el representante legal no es trabajador, es empleador, pero, luego de deducido el 15% correspondiente a la participación de utilidades de los trabajadores, se podría destinar una especie de bono en reemplazo de las utilidades, conforme lo establece el Art. 99 del Código del Trabajo.

Además, tener en cuenta que el exceso al límite de brecha remunerativa según lo que establezca el Ministerio de Trabajo, será gasto no deducible y por lo tanto no debe afectar el 15% de participación de las utilidades de los trabajadores, conforme lo establece el Art. 133.1 del Código de Trabajo


Ninguno de mis trabajadores tiene cargas familiares. ¿Debo repartir el 10% ó el 15% de utilidades?
Debe repartir el 15% de utilidades equitativamente entre todos los trabajadores.


¿Puedo conceder anticipo de utilidades?
Sí, conforme lo establece el Art. 108 del Código del Trabajo. Este anticipo no se considera remuneración y por ende no grava IESS, ni tampoco puede ser imputable al sueldo, con la finalidad de llegar al sueldo básico unificado.


¿Qué pasa si es sabido que un trabajador que presentó el acta de matrimonio, ya no convive más con su cónyuge, mas no ha inscrito su sentencia de divorcio en el registro civil?
Legalmente sigue casado, por lo tanto debe recibir el 5% correspondiente a su cónyuge.

Yo le pediría al trabajador actualización del acta de matrimonio ya que en ella sale si está disuelta ya la sociedad conyugal; y, de ser ese el caso, no se debe considerar su cónyuge como carga.


Un trabajador tiene una sentencia judicial por alimentos ¿cómo calculo y pago las utilidades?
El valor correspondiente a la carga o cargas familiares debe ser pagado a la demandante a través del SUPA y ese valor se lo pone en la columna de descuento retención judicial del formato CSV para la declaración de utilidades.


Si en el oficio del juzgado no consta expresamente el pago de utilidades, ¿se le debe pagar a la ex pareja la utilidad por el hijo o hijos con derecho?
Mi criterio es que sí, porque en el Código de la Niñez y Adolescencia dice claramente que el alimentado tiene derecho a percibir de su padre y/o madre, el 5% del monto de las utilidades a que tiene derecho el prestador de alimentos; por lo tanto, es indiferente que el juez se haya olvidado de dejar expresamente ese derecho en el papel de notificación, ya que está especificado en el mencionado código y se debe tener presente que, el desconocimiento de la ley no impide su aplicación o sanción.


¿Cómo debo calcular las utilidades si solamente tengo trabajadores a Jornada completa?
En base al número de días trabajados.

Por ejemplo, Juan Piguave trabajó jornada completa durante todo el año.
Días laborados: 360

Para calcular el coeficiente 10%, 360 se debe dividir para la suma de todas los días de todo el personal. El resultado se lo multiplica por el valor a repartir del 10%

Para calcular el coeficiente del 5%, se debe multiplicar el número de cargas familiares por el número de días trabajados del trabajador, luego se divide este resultado para la suma total de las cargas multiplicadas por los días trabajados del personal. El resultado se lo multiplica por el valor a repartir del 5%.


¿Cómo debo pagar las utilidades si solamente tengo trabajadores a Jornada Parcial Permanente?
En base al tiempo de trabajo efectivo.

Para el cálculo, debe llevar todo los días laborados de todo el personal a horas, debe considerar el número de días laborados sin importar el número de horas trabajado cada día, es decir, si trabajó todo el año, 4 horas diarias, debe poner que trabajó 360 días. Debe tener también en cuenta el número de horas trabajadas semanalmente en los días normales de trabajo (sin considerar los dos días de descanso obligatorio) dividido para 5.

Por ejemplo, Juan Pérez trabajó 4 horas diarias durante todo el año.
Días laborados: 360
Horas semanales estipuladas en el contrato: 20
Horas laboradas: 360 x (20/5) = 1440 horas trabajadas

Para calcular el coeficiente 10%, 1440 se debe dividir para la suma de todas las horas anualizadas de todo el personal. El resultado se lo multiplica por el valor a repartir del 10%

Para calcular el coeficiente del 5%, se debe multiplicar el número de cargas familiares para las horas anualizadas del trabajador, luego se divide este resultado para la suma total de las cargas multiplicadas por las horas anualizadas del personal. El resultado se lo multiplica por el valor a repartir del 5%.


¿Cómo debo calcular las utilidades si en mi nómina tengo trabajadores con Jornada Completa y Jornada Parcial Permanente?
Se sigue el mismo procedimiento que para calcular las utilidades para un trabajador con Jornada Parcial Permanente, pero el cálculo se lo hará en base a 40 horas semanales estipuladas en el contrato para el caso de los trabajadores con jornada completa.


¿Cómo le calculo y pago las utilidades a los trabajadores contratados por días?
Debe totalizar los días laborados en el año y ese total, lo multiplica por 1.36363636. Del resultado que obtenga, toma sólo la parte entera porque el sistema de salarios en línea no permite considerar decimales.


En mi empresa trabaja una pareja de cónyuges. ¿Cómo se les paga las utilidades?
En caso de trabajar en la misma empresa los cónyuges o convivientes en unión de hecho legalmente reconocida, éstos deberán ser considerados de manera individual para el pago de participación de utilidades.


¿Se le debe pagar utilidades al o los apoderados del representante legal?
No, salvo que adicionalmente, ocupen un cargo dentro de la empresa. Por ejemplo, el mensajero de la empresa puede tener un nombramiento como apoderado. En este caso, este trabajador sí recibe utilidades


¿Se le debe pagar utilidades a los accionistas que además ocupan un cargo en la empresa?
Respuesta actualizada el 2 de abril del 2023
Sí, exceptuando por supuesto al representante legal, porque este no puede ser trabajador y empleador al mismo tiempo.


¿La esposa del dueño debe recibir utilidades?
Si se trate de una compañía donde él es el representante legal y ella tiene contrato de trabajo, ella para él no es carga, porque como representante legal no participa de las utilidades, pero él para ella sí, ya que ella es una trabajadora más (así sea accionista también).

Si se trata de una empresa de persona natural obligada a llevar contabilidad, entonces ella no es carga para él ni él recibe utilidades tampoco, porque aquí lo que hay es una sociedad conyugal y ella no es trabajadora para él sino copropietaria por sociedad conyugal. No hay relación laboral entre cónyuges en una empresa de persona natural (obligada o no a llevar contabilidad).


En una empresa de persona jurídica sí es factible, porque la empleadora es la persona jurídica.



Tengo calificación artesanal, ¿debo pagar utilidades?
Respuesta actualizada el 2 de abril del 2023
Sólo al personal administrativo, no a sus operarios ni aprendices; siempre que se sea obligado a llevar contabilidad.


Si tengo calificación artesanal, en el reporte individual de utilidades, ¿debo colocar a los operarios y aprendices?
Si bien no participan de utilidades, deben incluirse en el reporte individual de utilidades. Para esto, se llena el archivo CSV normalmente con todos los trabajadores, pero, en la columna de ocupación, debe colocarles a los operarios y aprendices el código sectorial 1918200000105. De hacerlo así, en el campo de Firma o Huella Digital aparecerá la leyenda "ARTESANOS".


Si la empresa no generó utilidades, ¿debo cargar al sistema de salarios en línea el reporte individual de utilidades?
Sí, pero no se requeriría la firma de los trabajadores.


¿Hasta cuándo debo pagar las utilidades?
Al personal activo y cesante, hasta el 15 de abril del año de pago.

Si el personal cesante no ha retirado sus utilidades, usted tiene hasta el 15 de mayo a más tardar, para depositar a beneficio de los trabajadores que no han cobrado aún sus utilidades, el valor que les corresponda en una cuenta del Sistema Financiero Nacional, contratando para este efecto el servicio de "Pagos a Terceros".

El comprobante del depósito realizado en la cuenta del Sistema Financiero Nacional deberá ser cargado en el Sistema de Salarios en Línea en el módulo de consignaciones hasta el 15 de mayo, caso contrario será sancionado conforme se estipula en el Acuerdo Ministerial Nro. MDT-2018-0106.

Hecho el depósito, se deberá realizar en un plazo máximo de 5 días, una publicación en un diario de mayor circulación nacional o local, de la nómina de personas trabajadoras o ex trabajadoras que no hubieran cobrado sus utilidades de forma directa en la empresa.

¿Cómo consigno las utilidades al MDT?
Pregunta incluida el 2 de abril del 2023
Desde el 2015 que entró en vigencia la Ley de Justicia Laboral ya no se consignan las utilidades no cobradas en el Ministerio del Trabajo, pues ahora la obligación respecto a estas es depositarlas en la cuenta del IESS conforme se explica en la respuesta de la pregunta anterior.


¿Hasta cuándo puedo depositar las utilidades no cobradas en el IESS?
Una vez vencido el plazo de depósito de las utilidades no cobradas en el sistema financiero nacional, esto es, hasta el 15 de mayo del año siguiente al año en que se depositó las utilidades en el sistema financiero nacional, deberá en un plazo de 15 días, depositar el saldo que existiere en la cuenta:

BANECUADOR
Cuenta Corriente 0010039320
Sublínea 10207
A Nombre de: Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social

Remitir RUC. Razón Social y comprobante de depósito al correo: utilidades@iess.gob.ec


Tengo trabajadores de servicios complementarios que me prestan servicios, ¿Debo pagarles utilidades?
Si. Las utilidades que correspondan a los trabajadores de empresas de servicios complementarios deberán ser pagadas en proporción al tiempo anual de servicios continuos o discontinuos. El valor lo entregará la empresa usuaria a la empresa de servicios complementarios para que sea esta última la que reparta las utilidades de manera equitativa entre todos sus trabajadores.

La empresa de actividades complementarias deberá enviarle a usted la nómina de los trabajadores que le prestaron a usted servicio hasta el 31 de enero de cada año. En caso de que la empresa de actividades complementarias deba hacer alguna corrección a la información enviada o deba remitir documentación faltante, deberá entregar esta documentación hasta el 5 de febrero de cada año a la empresa usuaria.


Si los servicios complementarios los tengo contratados con una persona natural NO obligada a llevar contabilidad, ¿debo de pagarle utilidades a esta persona para que ella se las reparta a sus trabajadores?
Pregunta incluida el 2 de abril del 2023
Depende. Si la empresa usuaria de servicios complementarios es una entidad sin fin de lucro o persona natural NO obligada a llevar contabilidad, no tiene obligación legal de pagarle utilidades a la empresa de servicios complementarios, independientemente de si esta es persona natural (obliga o no a llevar contabilidad) o persona jurídica.

Pero, si la empresa usuaria de servicios complementarios es una compañía o una persona natural obligada a llevar contabilidad que ejerce una actividad con fin de lucro, entonces Sí debe pagar utilidades a la empresa de servicios complementarios, independientemente de que esta empresa sea una persona natural no obligada a llevar contabilidad.

Si bien este tipo de empleadores (empresa de servicios complementarios de persona natural NO obligada a llevar contabilidad) no podrá registrar en el sistema de salarios en línea el pago de las utilidades porque no hay ninguna opción en el sistema que se ajuste a la condición del empleador (esto se afirma porque el sistema, previo a la carga del reporte empresarial de utilidades, pide seleccionar qué tipo de empleador es uno y ninguna de las opciones coincide con "persona natural no obligada a llevar contabilidad que presta servicios complementarios" o algo parecido), sí tendrá la obligación legal de distribuir las utilidades que reciban de sus clientes a sus trabajadores; y, en caso de no hacerlo, podrían en caso de denuncia ante el MDT de parte de alguno de sus trabajadores, ser multadas con 20 SBU; además, la empresa usuaria de los servicios complementarios de este empleador podrá exigir prueba del cabal cumplimiento de esta obligación y será igualmente responsable solidaria por el incumplimiento de la empresa de servicios complementarios.

Luego de la reforma del 2015, si la empresa de servicios complementarios generó más utilidades que la empresa usuaria, ¿debo entregarles las utilidades que corresponden a sus trabajadores o no?
Pregunta incluida el 2 de abril del 2023
Mi criterio es que sí, porque antes de la reforma de la Ley de Justicia Laboral, uno le pagaba directamente al trabajador sus utilidades, en cambio ahora, la empresa de servicios complementarios recibe las utilidades de todos sus clientes que sean compañías con fin de lucro o personas naturales obligadas a llevar contabilidad para formar un fondo global y distribuir este a los trabajadores, así que simplemente, debido al cambio de la forma de distribución y pago de utilidades, no tendría ni justificación ni sentido que se aplique esta disposición del mandato 8 y de hecho, esta comparación de ver quien generó más utilidades fue suprimido de las versiones posteriores a la entrada en vigencia de la Ley de Justicia Laboral del instructivo de utilidades expedido por el MDT. Que un empleador o empresa se ampare de esta disposición del mandato 8 para no entregar las utilidades a la empresa de servicios complementario podría ponerla en riesgo de ser multada por el MDT con 20 SBU.


¿Hasta qué fecha debo entregar las utilidades a las empresas de servicios complementarios que nos brindan servicios?
Hasta el 10 de abril de cada año, mediante cheque certificado o transferencia bancaria, a fin de que estas empresas puedan repartir las utilidades entre todos sus trabajadores y ex trabajadores hasta el 15 de abril.


Tengo trabajadores de servicios complementarios que me ofrecen servicio de alimentación por 2 horas diarias de lunes a viernes ¿Cómo debo pagarles las utilidades?
Siguiendo el procedimiento del pago de utilidades para trabajadores de jornada parcial permanente; sin embargo, la empresa de servicios complementarios que reciba estas utilidades de parte de la empresa usuaria, deberá distribuirlas equitativamente entre sus trabajadores en función de la jornada de trabajo que los mismos tengan estipulada en el contrato de trabajo (jornada completa o jornada parcial)


Utilicé los servicios de una empresa de Servicio Técnico Especializado ¿Debo pagarles utilidades?
No, salvo que esta empresa esté vinculada de alguna forma con la empresa usuaria.

Para que una empresa de servicio técnico especializado sea considerada como tal, debe contar con su propia infraestructura física, administrativa y financiera, totalmente independiente de quien en cuyo provecho se realice la obra o se preste el servicio, y que, por tal razón puedan proporcionar este servicio a varias personas, naturales o jurídicas no relacionadas entre sí por ningún medio, caso contrario, se debe pagar las utilidades de la misma forma como se les paga a los trabajadores de las empresas de servicios complementarias.


¿Las personas que han ganado sobresueldos tiene derecho a percibir utilidades?
Respuesta actualizada el 2 de abril del 2023
Conforme se estipula en el artículo 98 del Código del Trabajo, los trabajadores que percibieren sobresueldos o gratificaciones cuyo monto fuere igual o excediere al porcentaje que se fija, no tendrán derecho a participar en el reparto individual de las utilidades, si fueren menores, tendrán derecho a la diferencia.

Para efectos de la aplicación del artículo 98 del Código del Trabajo, entiéndase por sobresueldos a los bonos, no a las comisiones ni horas extras, recargos legales (nocturnos/contratos eventuales/ocasionales/agropecuarios discontinuos) ni el pago por el trabajo a destajo; además, es requisito sine qua non que estos bonos/gratificaciones hayan gravado IESS, si fueron facturados no se puede aplicar esto.

Es mi criterio personal que esto NO se debería aplicar porque si una empresa da por ejemplo, una gratificación a uno de sus trabajadores, si aplicamos lo que dice en este artículo, esa gratificación perdería todo sentido porque ya no sería una gratificación sino un anticipo de utilidades. Este criterio al parecer es compartido también por el MDT puesto que lo relacionado al art. 98 fue en un momento de la historia suprimido totalmente del instructivo para el pago de las utilidades que emite ese ministerio (en algunas versiones antigua del instructivo sí constaba aquello pero la actual vigente no).


¿Cómo hago para solicitar la unificación de utilidades?
Los empleadores deberán presentar en el Ministerio del Trabajo hasta el 31 de enero del año posterior al periodo año fiscal respecto del cual se quiere unificar las utilidades, los siguientes requisitos:

a) Solicitud de requerimiento de unificación de utilidades, firmada por los representantes legales de las empresas, dirigido al Director de Análisis Salarial,
b) Informe motivado que determine la forma en la cual las empresas comparten procesos productivos y/o comerciales dentro de una misma cadena de valor; este proceso comprende la serie completa de sus actividades estratégicas más relevantes que precisa un producto o servicio, desde su concepción con la entrega de la materia prima, pasando por las fases intermedias de producción (que implican una combinación de transformaciones físicas y la aportación de los servicios de varios productores), hasta su entrega y comercialización a los consumidores finales y su eliminación tras el uso; y,
c) Contar con el registro de utilidades en el Sistema de Salarios en Línea del último ejercicio económico.

El procedimiento que seguirá internamente el MDT será el siguiente:

1. La Dirección de Análisis Salarial del Ministerio del Trabajo, verificará la solicitud con toda la información entregada por parte de las empresas solicitantes;
2. En el caso de que dicha información no reúna los requisitos señalados en el artículo 10 del presente Acuerdo, la Dirección de Análisis Salarial requerirá al solicitante, que en el término de cinco (5) días, contados a partir de la fecha de notificación, subsane las observaciones y/o falta de documentación;
3. Si los solicitantes no subsanaren las observaciones o la falta de documentación, su petición será archivada, sin perjuicio de que vuelvan a realizar una nueva solicitud;
4. Si los solicitantes cumplen con todos los requisitos, la Dirección de Análisis Salarial del Ministerio del Trabajo, en el término de quince (15) días, emitirá el informe técnico al Ministro del Trabajo o su delegado. Este informe incluirá: resultados de la investigación de campo, verificación del registro de utilidades en el ejercicio económico anterior en el sistema de salarios en línea; y, verificación del encadenamiento productivo y/o comercial, dentro de una misma cadena de valor, en las empresas detalladas por el solicitante; y,
5. El Ministro del Trabajo o su delegado, con base al informe técnico remitido por parte de la Dirección de Análisis Salarial, emitirá la correspondiente resolución de aprobación o negación de la solicitud de unificación de utilidades.

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