viernes, 17 de febrero de 2017

Preguntas frecuentes sobre el Sistema de Administración Integral de Trabajo y Empleo - SAITE (Actualizado al 17 de febrero del 2017)



Es obligatorio el uso del SAITE por el cruce de información con el IESS del que habla el Art. 20 del CT reformado por la Ley Orgánica de Justicia Laboral y Reconocimiento del Trabajo en el Hogar?
Respuesta actualizada el 17 de febrero del 2017
Con la reforma establecida en el acuerdo ministerial MDT-2016-0309, ahora el uso del SAITE para cumplir con mantener un registro de los trabajadores y ex trabajadores establecido en el Art. 42 N° 7 del Código del Trabajo es OBLIGATORIO y se sancionará el no tener registrado a los trabajadores o tenerlos registrados con datos desactualizados con multa de $200 por cada trabajador.

Se establece el plazo de 180 días contados a partir del 13 de febrero del 2017 para que los empleadores y empresas carguen o actualicen la información de sus trabajadores al SAITE.

¿Es obligatorio el uso del SAITE para la elaboración y registro del pago de las actas de finiquito?
Respuesta actualizada el 17 de febrero del 2017
Para la elaboración y registro del pago de las actas de finiquito SIEMPRE HA SIDO OBLIGATORIO. Si no hay datos del trabajador ingresados, deberá elaborar el Acta de Finiquito utilizando la opción de "Generar Acta de Finiquito sin Datos del Trabajador"


¿Ya no se registran los contratos de trabajo?
No, ahora sólo se registra los datos del trabajador y el tipo de contrato que tiene; sin embargo, ahora deberá registrar hasta los trabajadores con contratos verbales, ya que en el Art.20 del CT reformado por la Ley Orgánica de Justicia Laboral y Reconocimiento del Trabajo en el Hogar, se advierte que el Ministerio del Trabajo hará cruce de información con la base del IESS, a efectos de verificar si el empleador o empresa tiene el mismo número de trabajadores registrados en el SAITE (o en la base de datos que opte usar), en relación al número de trabajadores que están afiliados en el IESS. El cargar el archivo del contrato en el SAITE es OPCIONAL. No se preocupe entonces de subir los contratos de trabajadores que haya subido en el SAITE sin el contrato, si lo desea suba el contrato o si no, NO importa.

El fin de este registro obligatorio de incluso los trabajadores con contratos verbales es el pago obligatorio de las liquidaciones de haberes, ya que al haber datos activos de un trabajador en el sistema, si el trabajador sale del trabajo y no cobra la liquidación, para dar de baja al trabajador del SAITE, deberá consignar el valor de la liquidación en el MDT, o éste seguirá activo en el SAITE, mas no en el IESS, y por el cruce de información podría tener problemas también con el IESS ya que en el SAITE tendrá como "activos" a trabajadores que ya no constan en el IESS.

Pareciera absurdo tener que registrar a un trabajador en el SAITE que tenga contrato verbal, pero precisamente lo que se registra NO es el contrato, sino los datos laborales del trabajador y el tipo del contrato que tiene, por lo que con este ligero cambio, cobra sentido registrar a trabajadores en el SAITE con contratos verbales.


Ahora que ya no se registran los contratos de trabajo, ¿debo hacerle firmar al trabajador su contrato?
Siempre será obligación darle a conocer al trabajador su contrato de trabajo y que lo acepte expresamente con su firma, porque si no, no le podrá sacar visto bueno si en algún momento necesitare hacerlo, al no tener el contrato firmado por las partes.


No veo la opción para registrar adendas a contratos ¿ya no se los registra?
En efecto, ya no se registra las adendas. Simplemente hace firmar la adenda por las partes y la adjunta al contrato y registro original del mismo


Recuerde antes de hacer una adenda a un contrato lo siguiente:
- No puede pasar a alguien de jornada completa a jornada parcial.
- No puede disminuir la remuneración del trabajador
- No puede cambiar a un trabajador de un contrato estable (a plazo indefinido) a un contrato sin estabilidad (por obra cierta, por tarea, a destajo, Eventual, Ocasional)

Si lo hace, sepa bien que no tiene validez alguna aquello, por más que lo registre y el trabajador haya firmado la adenda para darle gusto a usted o a la empresa.


¿El SAITE está calculando bonificación por desahucio proporcional para contratos de Obra Cierta, debo pagar ahora esta bonificación para estos contratos?
El SAITE es un sistema que contiene muchos errores, de ahí que en mis cursos siempre recomiendo que hagan la liquidación "Al limpio" que sería el cálculo en Excel, y luego la pasen "Al borrador" que sería el SAITE. Cabe aclarar que si está ahora el SAITE calculando la bonificación por desahucio proporcional, NO es porque el contrato sea de obra cierta, sino porque usted eligió la causal de terminación de contrato "Por conclusión de la obra, período de labor o servicios objeto del contrato". Puede incluso su trabajador tener contrato a plazo indefinido y menos de un año de servicio, y si escoge esa causal le calculará igualmente la bonificación por desahucio.


La bonificación por desahucio proporcional independientemente del tiempo laborado aplica por ahora sólo a los contratos:

- Por obra o servicio determinado dentro del giro del negocio (que NO es el contrato de obra cierta, es otro tipo de contrato)
- Contrato Agropecuario/Florícola/Bananero discontinuo

Para ningún otro contrato aplica la proporcionalidad de la bonificación por desahucio, por lo tanto, si el SAITE por error de programación está calculando ahora bonificación por desahucio en contratos cuya terminación es factible que sea por "conclusión de la obra, período de labor o servicios objeto del contrato" que sería para los siguientes contratos...

- Obra cierta
- Por Tarea
- A Destajo
- Eventual
- De temporada
- Eventual Discontinuo
- De temporada Discontinua
- Ocasional

...Usted DEBE descontar esa bonificación por desahucio que erróneamente calcula el sistema, utilizando la opción de agregar un descuento adicional.


¿Cuál es el plazo de pago de liquidaciones de haberes y por ende del registro en el SAITE del Acta de Finiquito?
- Desahucio o Acuerdo de las partes: 15 días
- Cualquier otra causal: 30 días

Para consignación, deberá haber consignado el pago en el MDT hasta máximo 15 días luego de vencido el plazo original.


¿Puedo pagar una liquidación de haberes por despido intempestivo por partes si llego a un acuerdo con el trabajador? ¿Cómo haría el registro en el SAITE en caso de que sea factible?

Hay muchas empresas que no tienen capacidad de pago del monto de las indemnizaciones por despido intempestivo, por ende, los 30 días quedan cortos para el pago. Si se llega a un acuerdo de pago entre las partes, considero que es factible. 

Para no tener problemas con el MDT, yo he hecho lo siguiente para el tema del registro del acta de finiquito:

Se sube dentro del plazo de 30 días el acta de finiquito del trabajador, sólo con la firma del empleador o apoderado, NO se le exige al trabajador que firme el acta pues no le ha pagado aún todas las cuotas de la liquidación, así que aunque le pida que la firme, seguramente se negará y empezará un conflicto innecesario. Al mismo tiempo, como comprobante de pago, se sube en un mismo archivo pdf, el acuerdo de pago al que se llegó, especificando el número de cuotas y el valor a pagar en cada cuota, firmado por el trabajador y el representante de la empresa; y, a continuación, el comprobante de pago de al menos la primera cuota.

En la última cuota, lo cita al trabajador a la empresa y le pide que firme el acta de finiquito (para las cuotas previas no es necesario que el trabajador acuda a la empresa si le va a pagar por transferencia o depósito bancario y sería lo ideal para evitar la molestia al trabajador). Una vez que firme el acta de finiquito, se procede a hacerle el pago de la última cuota y se registra nuevamente el acta de finiquito con la opción de "Volver a Registrar", en donde usted va a subir finalmente el acta ya firmada por las partes y como comprobante de pago, en un sólo pdf, todos los comprobantes de pago de cada cuota y el acuerdo firmado.


¿La multa de los $200 se genera automáticamente tras registrar los datos del trabajador o el acta de finiquito luego de 30 días?
No, ni para el acta ni para los datos del trabajador se genera la multa automáticamente por registrar el acta después de 30 días. Eventualmente puede que le llegue si un inspector detecta el incumplimiento.


Tengo trabajadores de hace muchísimos años que no están en el SAITE, ¿debo incluirlos?
Si va a utilizar el SAITE como la base de datos para mantener el registro obligatorio de trabajadores y ex trabajadores estipulado en el Art. 42. N° 7 del CT, sí debe incluirlos, caso contrario, no hace falta que los incluya en el SAITE, pero sí deberán estar en la base de datos que usted use alternativamente al SAITE.

Sólo se cobran multa por aquellos trabajadores que debiéndose haber ingresado obligatoriamente al sistema, en virtud que ingresaron a la empresa entre octubre del año 2014 y el 7 de mayo del 2015 (fecha en que entró en vigencia la norma que crea el SAITE), no se los haya hecho en ese entonces que era obligatorio y recién ahora los vaya a registrar.


Al momento de registrar trabajadores antiguos en el SAITE, ¿Qué sueldo / cargo debo ponerles? ¡incluso alguno de ellos el sueldo original era en sucres!

El SAITE es una herramienta informática puesta a disposición por el MDT para las empresas que sirve para cumplir con lo estipulado en el Art. 42, N° 7 (reformado por la Ley Orgánica para la Justicia Laboral y Reconocimiento del Trabajo en el Hogar), es decir, es una herramienta para llevar un registro de los trabajadores (y ex trabajadores), con su cargo y remuneración actual, y no necesariamente del cargo y remuneración original. En tal sentido, se supone que de haber variaciones en el tiempo por los cambios de cargo y cambios de sueldo, usted debería ir también actualizando en el SAITE esas variaciones, por lo tanto, al registrar a trabajadores antiguos, regístrelos con el sueldo actual y el cargo actual.

Recuerde que aquellos trabajadores con contrato por tarea, a destajo u obra cierta, lo que debe registrar como remuneración es el monto total pactado por la obra o tarea, y no una remuneración mensual, ya que el pago es por avance.

A medida que se vayan dando variaciones de sueldo y cambios de cargo por promoción y reestructuración, si usted está utilizando el SAITE como la base de datos obligatoria estipulada en el Art.42 N° 7 del CT, debe actualizar los nuevos datos del trabajador en SAITE.


¿Es necesario que complete todos los datos del trabajador como por ejemplo dirección, teléfono, etc?
Respuesta actualizada el 17 de febrero del 2017
Para grabar los datos del trabajador, sólo es necesario que complete la información que tiene un " * "; sin embargo, como se debe utilizar el SAITE como su herramienta de base de datos para dar cumplimiento a lo establecido en el Art. 42, N° 7 del Código del Trabajo, sí debe llenar todos los datos, pues si un inspector audita su SAITE y tiene datos incompletos sin causa justa (como por ejemplo que el trabajador no tenga teléfono de contacto fijo ni tenga familiares con teléfono fijo), seguramente lo multará pues en el mencionado artículo y numeral se establece la obligatoriedad de tener todos esos datos del trabajador. Si un trabajador no tiene teléfono fijo o celular, pídale que le dé los datos de un familiar cercano, pero NO los deje en blanco. Recuerde siempre mantener actualizados toda la información del trabajador en el SAITE: sueldo, cargo, teléfono, etc.


¿Qué pasa si me equivoqué en registrar un acta (con los archivos que se deben subir) o los datos de un trabajador o si el trabajador me comunica que no se visualiza correctamente el acta en el sistema desde su módulo?
Busque el acta o los datos del trabajador según corresponda en la sección de "Registrados" y utilice la opción de modificar (datos del trabajador) o volver a registrar (actas).


Por error se registró a los trabajadores de una empresa en el SAITE de otra empresa y ya no se puede borrar los datos de los trabajadores ingresados. ¿Qué se puede hacer?
"Recicle" los datos del trabajador o trabajadores errados para algún otro trabajador que ingrese a futuro.

Cuando aquello suceda, da clic en "Modificar" y pone el número de cédula del nuevo trabajador que ingrese, haga los cambios que sean necesarios según los datos de ese nuevo trabajador y grabe los cambios. 

Eso sería todo, los datos nuevos sobreescriben a los viejos.


Actas que ya había pagado antes del nuevo sistema me están apareciendo nuevamente para el registro. ¿Las debo registrar? ¿Qué subo como comprobante de pago si en ese entonces uno no se quedaba con nada porque pagaba la liquidación frente al inspector? ¿Me cobrarán multa si las registro ahora por cuanto ya están vencidas?
Antes que nada, verifique si el código del acta que le está apareciendo es el mismo del acta que usted tiene sellada por el inspector de trabajo. Si es la misma, proceda a registrarla. Como archivo de comprobante de pago, vuelva a subir el acta escaneada, ya que el mejor comprobante de pago que puede subir es el sello del inspector del trabajo.

Si el sistema le genera multa, envíe inmediatamente un oficio al MDT desvirtuando la multa indicando que simplemente usted registró un pago que realizó hace mucho tiempo ante un inspector del trabajo, pero que por error del sistema, le apareció nuevamente como si no lo hubiera pagado jamás y adjunte al escrito copia notariada del acta de finiquito. Recuerde que el plazo para desvirtuar el pago de multas es de hasta 5 días luego de que se le notifique el pago de las mismas.

Lo mejor es regularizar todo lo que haya que regularizar. Si usted tiene todo lo necesario para desvirtuar las multas, nada debe temer.


¿Se mantiene la forma de pago de cheque certificado con el nuevo sistema?
Siempre ha habido dos formas de pago, cheque certificado y pago en efectivo. Ahora, hay más alternativas:

1.- Cheque *.- Se adjunta como comprobante de pago, el escaneado de una fotocopia del cheque con una firma de recibido de parte del trabajador
2.- Transferencia bancaria.- Se adjunta como comprobante de pago, el comprobante de la transferencia realizada a una cuenta bancaria abierta a nombre del trabajador
3.- Depósito bancario.- Se adjunta como comprobante de pago, el comprobante de depósito realizado a una cuenta bancaria abierta a nombre del trabajador
4.- Pago en efectivo.- Se adjunta como comprobante de pago, un vale de caja firmado por el trabajador o un recibo de dinero firmado por el trabajador

Recomiendo pagar las liquidaciones mediante transferencia bancaria o en efectivo, así evita estar perdiendo tiempo y dinero emitiendo cheques y certificándolos o ir al banco a hacer depósitos.

* No es necesario que sea certificado, basta con que tenga fondos. Sólo si el trabajador le exige que el cheque sea certificado para acceder a firmarle el acta de finiquito, deberá certificarlo.


¿Hay algún problema si pagué la liquidación al trabajador sin certificar el cheque y ya hasta lo cobró en el sentido de subir al sistema como comprobante de pago de la liquidación una copia del recibido de parte del trabajador del cheque  que claramente se ve que no fue certificado?
En realidad no. El problema real sería si el cheque no tuvo fondos y el trabajador puso un reclamo en el MDT por considerarse engañado por la empresa y el inspector verifica en el sistema que en efecto usted registró un "pago ficticio" de una liquidación que el trabajador en realidad no ha cobrado aún por haber recibido un cheque sin fondos. Ahí seguramente le citarán a la audiencia de conciliación dentro de la cual seguramente le notificarán de la multa de $200.


He detectado que el sistema está haciendo cálculos incorrectos en ciertos beneficios. ¿Qué puedo hacer? ¡Se pasa el tiempo y no quiero que me cobren multas por error del sistema!
Ante errores del sistema, ya sea que calcula de más o calcula de menos, lo que se recomienda hacer es poner ya sea un descuento adicional si calcula de más o un ingreso adicional si calcula de menos y especificarlo como mejor desee, por ejemplo:

- Ajuste decimotercera remuneración
- Ajuste decimocuarta remuneración
- Ajuste desahucio
- Ajuste días no laborados
- Etc.

Cabe mencionar también que el sistema no calcula automáticamente la decimacuarta remuneración en contratos con jornada parcial permanente, deberá ingresar manualmente el descuento a fin de pagar el valor correcto, en función del tiempo efectivo laborado del ex trabajador.


¿Hay algún inspector revisando lo que hago en el sistema?
Permanentemente no, eventualmente pueden revisar el uso que esté dando al sistema.

Podría incluso para evitar el pago de multas, subir provisionalmente un documento en blanco para poder registrar un acta; y, luego cuando ya tenga los documentos que en verdad se exigen subir , volver a registrar el acta con la opción de "modificar".


¿Recibiré notificaciones del registro de los datos de un trabajador o actas de finiquito?
No, no recibirá jamás notificaciones del registro de los datos de ningún trabajador o actas de finiquito. No es necesario porque todo lo que usted registre, lo podrá ver a continuación en la sección de registrados, lo cual es suficiente prueba de que el registro fue exitoso. 


¿Cómo vinculo un acta de finiquito a los datos del contrato de un trabajador?
1. Dé clic al menú de actas de finiquito y se seleccione "Registro de Actas de Finiquito". Se listarán todos los contratos registrados.
2. Ubique los datos del contrato que corresponde al trabajador que va a liquidar y dé clic en el botón que se encuentra a la derecha que dice "Generar Acta de Finiquito".
3. Elabore el acta de finiquito como de costumbre y al finalizar, grábela.
4. Proceda al registro del acta.

Una vez registrada el acta de finiquito, los datos del contrato del trabajador ya no aparecerá en este listado como "vigente" y podrá volver a ingresar otros datos de contrato con este mismo trabajador. 


¿Debo preocuparme por el cobro de multas si tengo contratos de ex trabajadores en estado de "vigente"?
En el Art. 20 del CT reformado por la Ley Orgánica de Justicia Laboral y Reconocimiento del Trabajo en el Hogar, se advierte que el Ministerio del Trabajo hará cruce de información con la base del IESS, a efectos de verificar si el empleador o empresa tiene el mismo número de trabajadores registrados en el SAITE (o en la base de datos que alternativamente mantenga el empleador o empresa) en relación al número de trabajadores que están afiliados en el IESS. En tal sentido, sí debería ser motivo de preocupación si está utilizando el SAITE como su base de de datos para dar cumplimiento a lo establecido en el Art.42 N° 7 del CT y no tiene un acta de finiquito en físico que corrobore que se trata de trabajadores cesantes, pues lo que daría a entender al inspector que detecte la novedad es que usted tiene trabajadores que están actualmente laborando en su empresa que no están afiliados al IESS y aparte de la multa que le ponga el MDT, puede que el inspector notifique la novedad al IESS para una segunda inspección de parte de esta entidad.

Hay casos en que a pesar de que se ha pagado la liquidación, los datos del ex trabajador se mantienen vigentes en el SAITE por error del sistema cuando se migraron los datos desde el anterior sistema. En estos casos, para que ya no le siga apareciendo los datos de estos ex trabajadores que se les pagó ya inclusive la liquidación, recomiendo hacer lo siguiente:

1. Genere un acta de finiquito vinculándola a los datos del contrato del ex trabajador que ya le pagó su liquidación
2. Proceda a registrar esta acta subiendo en un sólo archivo pdf el acta de finiquito nueva y a continuación, la anterior que ya estaba legalizada, o sea, en el mismo archivo pdf, suba ambas actas. Esto a efecto de que se vea que el valor pagado es el mismo, ya que ambas actas tienen códigos diferentes y si sólo subiera el acta antigua, esta tiene un código diferente a la nueva generada.

Así se dará de baja los datos del ex trabajador para que ya no le siga apareciendo como "vigente" en el SAITE.


¿Debo preocuparme por el cobro de multas si tengo datos de contratos de ex trabajadores pendientes de registro cuya fecha de inicio de labores ha pasado ya de los 30 días?
Si ya no le interesa registrarlo por cualquier motivo (es un trabajador de confianza que sabe que no va a hacer problema a la empresa o es un trabajador que ya salió y hasta le pagó la liquidación inclusive, NO lo registre para ese trabajador, puede darle clic en "Modificar" y reciclarlo para uso de otro trabajador que ingrese a la compañía y así no le cobrarán multa.

Si sí lo desea registrar, eventualmente le podría llegar una notificación de multa. Si el MDT hace el cruce de información que advierte que hará con la base del IESS, sí es preocupante que tenga trabajadores activos que ya no consten en el IESS. Habrá que ver si el MDT hace o no el cruce de información que advierte hará.


¿Debo preocuparme por el cobro de multas por el hecho que me han aparecido actas de finiquito en estado de pendiente de ex trabajadores que inclusive ya se les pagó el finiquito? ¡Esas actas que me aparecen eran actas que inclusive se eliminaron por tener errores!
No debe preocuparse porque en primer lugar, usted puede reutilizar estas actas cambiándole todos los datos de la misma (trabajador, tipo de contrato, fecha de inicio, fecha de fin, etc.), así que el hecho de tener actas en estado de pendientes de registro no es motivo para el cobro de multas.

En segundo lugar, sólo le generará multa el sistema cuando registre el acta luego de 30 días de haber finalizado la relación laboral y se evidencia que usted pagó la liquidación al trabajador pasado los 30 días. En el caso de que usted registre el acta luego de 30 días, pero sí le haya pagado al trabajador dentro de los 30 días, si le llegaran a notificar la obligación de pagar una multa, debe enviar una carta al MDT dentro del plazo de 5 días de haber recibida la notificación, explicando que el registro se hizo a destiempo, pero el pago se lo hizo a tiempo, y adjuntando a la misma una evidencia objetiva de que el pago se lo hizo a tiempo, como por ejemplo el comprobante de depósito o transferencia efectuado dentro de los 30 días o un vale de caja (si el pago lo hizo en efectivo) firmado por el trabajador con fecha que esté dentro de los 30 días del plazo del pago.


¿Qué pasa si no se pudo contactar a un trabajador o si el mismo indica que no va a poder acercarse a cobrar la liquidación dentro del plazo para el pago estipulado por el MDT una vez finalizada la relación laboral?
En estos casos lo más recomendable es consignar el acta de finiquito en el MDT dentro del plazo de 15 días contados a partir del vencimiento del plazo original para el pago de la liquidación, esto es:

- 15 días en caso de terminación por acuerdo de las partes o desahucio
- 30 días para cualquier otra causa

Para la consignación del acta deberá demostrar que ha agotado todos los mecanismos para contactar al trabajador.


¿Qué pasa si el trabajador se niega a recibir su liquidación por no estar de acuerdo con la misma e indica que pondrá una demanda laboral o un reclamo en el MDT?
En esos caso, conforme lo estipula el Art. 7 del Acuerdo Ministerial MDT-2015-0098 (NORMA QUE CREA EL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN INTEGRAL DE TRABAJO Y EMPLEO “SAITE”) deberá consignar la liquidación en el MDT.

Para la consignación del acta, deberá enseñar al inspector la boleta de reclamación del MDT o la boleta de citación judicial o algún mail o razón por escrito del trabajador de que no está de acuerdo con la liquidación o, en último caso, una declaración juramentada exponiendo aquel particular.



¿Cómo consigno un acta de finiquito en el nuevo sistema?
1. Acérquese al MDT llevando el código del acta que desea consignar e indicando que desea consignar esa acta. El funcionario del MDT le pedirá que le evidencie de alguna manera que ha agotado todos los mecanismos posibles para contactar al trabajador (hasta he escuchado que le exigirán una declaración juramentada. Acto seguido, le cambiará el estado del acta en el sistema a "por consignar".
2. Ingrese al sistema y diríjase a Actas de Finiquito=> Lista de Actas de Finiquito=> Pendientes
3. Ubique el acta que usted solicitó al funcionario que se la cambia de estado a "Por consignar" y dé clic en el ícono que se asemeja a un botón de "play" que se encuentra en la primera columna del lado izquierdo. Se desplegará un menú, el cual tiene en su parte inferior derecha un botón que dice: "Generar Orden de Pago"
4. Haga clic en "Generar Orden de Pago".
5. Le aparecerá un extracto que debe imprimir para acercarse al banco en el término de 72 horas a depositar el valor de la liquidación.
6. Hecho el depósito del valor de la liquidación, debe acercarse nuevamente al MDT con el acta, la orden de pago y el comprobante de depósito para que un funcionario registre el depósito.
7. A continuación, proceda a registrar en el sistema el acta ingresando como archivo de comprobante de pago el comprobante de depósito y como archivo del acta la orden de pago y el acta en un único archivo pdf.


Pagué una liquidación utilizando la opción de "generar acta sin contrato" pero no registré nunca los datos del  trabajador y ya estoy fuera del plazo de los 30 días para registrar los mencionados datos. ¿Puedo hacer algo para evitar la multa?
Simplemente ya NO registre los datos del trabajador si considera que el mismo es de un trabajador de confianza que luego no va a estar haciendo problema alegando que tenía otro tipo de contrato y que no se lo liquidó conforme al contrato que alega tener. Sólo procure registrar el acta. 


¿Para qué sirve el acceso de trabajadores?
En el mismo, los trabajadores podrán ver los contratos que el empleador ha registrado y los datos sobre los contratos que ha registrado. También podrá ver las actas de finiquito que se hayan legalizado.

Ojo, si usted comete la falta de subir un acta con la firma falsificada del trabajador para simular un pago que no ha hecho al mismo, tenga presente que el trabajador podrá ver el archivo pdf con esa firma falsificada y podría poner una demanda a la compañía de tipo penal además de la laboral.


¿Las actas de finiquito que ya tenía elaboradas en el sistema anterior y que migraron al nuevo, me sirven para vincularlas a los datos de un trabajador?
No, porque si ya estaban hechas tienen ya un código de acta, que va a ser diferente al código del acta que se le generará al seguir los pasos para vincular un acta de finiquito a los datos de un trabajador.


¿Para qué sirve vincular un acta de finiquito a los datos de un trabajador? yo ya he pagado algunas liquidaciones con actas de finiquitos creadas a través de la opción de "generar acta sin contrato" o con actas que había ingresado antes del cambio de sistema. ¿Hay algún inconveniente con esto?
Si usted no genera el acta vinculándola a los datos de un trabajador, usted no podrá ingresar un segundo registro de datos del mismo trabajador al sistema, ya que éste permanecerá bloqueado para ingresar nuevos datos del trabajador mientras hayan datos en estado de "vigente", además, los datos del trabajador permanecerán como "vigente" si no vincula el acta al trabajador, vinculación que no podrá hacer usando actas que había ingresado antes del cambio del sistema ni actas que generó usando la opción de "generar acta de finiquito sin datos del trabajador"


¿Cómo registro un acta de finiquito?
Una vez creada el acta, ya sea habiéndola generado sin datos del trabajador, cuando no hay datos del trabajador registrados en el sistema o habiéndola generado vinculándola a los datos del trabajador cuando sí se los registró, debe grabarla, si la va a registrar luego, o dé clic inmediatamente en "Registrar Acta", botón que se encuentra al final de la pantalla.

Si la grabó para registrarla luego, haga lo siguiente cuando ya finalmente la vaya a registrar:

1. Vaya a Actas de Finiquito => Lista de Actas de Finiquito => Pendientes
2. Ubique el acta de finiquito a registrar y dé clic en el botón del lado derecho del acta que dice "registrar"
3. En la sección de "Archivos Legalización Acta de Finiquito", cargue el acta de finiquito firmada tanto por el empleador como por el trabajador y digitalizada en formato pdf. Cargue también el comprobante de pago, el cual puede ser el cheque certificado escaneado, si el pago fue en cheque, el comprobante de depósito si se hizo depósito en la cuenta del trabajador por ventanilla, el comprobante de transferencia, si hizo una transferencia bancaria o un vale de caja por ejemplo, si hizo el pago en efectivo.
4. Dé clic en el botón de "Guardar"


¿Qué pasa si ya pagué la liquidación a un trabajador, utilizando un acta de finiquito que se migró del sistema anterior y había los datos de un contrato registrados y no vinculé el acta a los mismos?
No podrá dar de baja la información sobre los datos de trabajador del sistema, porque el sistema al registrar esa acta, no reconocerá automáticamente a qué trabajador debe vincularse, por lo tanto, ese trabajador seguirá apareciéndole como "vigente" y si quiere volver a contratar al trabajador, no podrá ingresar los nuevos datos sobre él porque no le permitirá el sistema ingresar nuevamente al trabajador si está aún vigente.

Para solucionarlo, debe generar el acta vinculándola a los datos del trabajador, imprimirla y pedirle al trabajador que regrese a firmar vuelta esa nueva acta, igualmente debe hacerla firmar también del representante legal y debe registrar esta nueva acta vinculándola a los datos del trabajador. Si el trabajador ya no quiere o no puede regresar a la empresa a firmar por cualquier motivo, pues recomendaría escanear en un único pdf el acta nueva sin las firmas y el acta anterior que ya firmó el trabajador y registrar este archivo digitalizado como archivo del acta nueva que generó ahora sí vinculándola a los datos del trabajador.


¿Qué es la opción de fusión y cesión patronal?
Esta opción sirve cuando uno quiere pasar a un trabajador de una empresa a otra, manteniendo la antigüedad del mismo para efectos de cómputo del tiempo para la jubilación patronal, días de vacaciones por antigüedad, años laborados para bonificación por desahucio e indemnización por despido intempestivo. Generalmente aplicable a trabajadores de un mismo grupo empresarial que por algún motivo pasa de una empresa a otra, sea esta cesión patronal, fusión de empresas o compra-venta de empresas. Este proceso se lo conoce como "Subrogación Patronal" que es la cesión de los compromisos laborales adquiridos con un trabajador, de una empresa, a otra.

Necesariamente los datos del contrato del trabajador tienen que estar aún vigentes en la empresa de origen para pasarlo a la empresa de destino para poder usar esta opción, caso contrario, le tocará en la empresa de destino volver a registrar los datos del contrato del trabajador y activar la opción de "¿Corresponde a una Fusión o Cesión Patronal?:"


¿Cómo utilizo la opción de fusión y cesión patronal?
  1. Haga clic en buscar institución
  2. Busque la institución donde está él o los trabajadores de la empresa que va a fusionar, ha sido comprada/vendida o que le va a ceder los derechos patronales de un trabajador. Puede buscar a la empresa ya sea por el número de RUC o por el nombre. Escriba el nombre o RUC y dé clic en "Buscar"
  3. Elija a la empresa de entre la lista de empresas coincidentes según los parámetros de búsqueda (en caso de que haya buscado por nombre, puede que salgan algunas con nombres parecidos), dando clic en el ícono en forma de lápiz "Seleccionar". Ponga la clave del SAITE de la empresa desde la cual va a jalar los datos del contrato
  4. A continuación, puede buscar al trabajador que va a pasar de esa empresa seleccionada, a su empresa. La búsqueda la puede hacer por nombre, por cédula o por código del contrato o simplemente poner "Listar Todos" y que le aparezcan los contratos que esa empresa haya registrado en el sistema.
  5. Elija los contratos de aquellos trabajadores que van a ser trasladados a su empresa, dando clic en el cuadro del lado izquierdo de cada contrato; o, si son todos, dando clic en el cuadro de "seleccionar todos" o en el cuadro que está del lado izquierdo de "Código".
  6. Elija el proceso motivo del traslado del trabajador: Cesión, Fusión o Compra-Venta de empresas y dé clic en "procesar".
  7. Le aparecerá un mensaje que los contratos seleccionados pasarán ahora a ser de cargo de su empresa.
  8. Dé clic en "Sí"
  9. Los contratos seleccionados aparecerán ahora en la lista de los contratos registrados de su empresa; y, en la columna "proceso aplicado", le aparecerá si fue un contrato que pasó a ser parte de su empresa por fusión, por cesión o por compra-venta de empresas. Los podrá gestionar ahora como cualquier otro contrato que tiene usted registrado.

¿Qué pasa si ya se registró un acta de finiquito vinculando a los datos de un contrato que quería jalar de un sistema a otro por fusión / cesión / compra-venta de empresa? Ya no me aparece...
Tendrá que registrar los datos del contrato trabajador nuevamente como si ingresara un nuevo trabajador al sistema. Procure poner como "fecha de inicio de labores" la fecha del contrato original; y, adicionalmente, en el contrato físico de subrogación, deberá constar una cláusula donde se especifique cuál es la fecha original, aparte de especificar también la fecha en la cual se firma el contrato de subrogación. No hay riesgo de que le cobren multa por registrar una fecha de inicio de labores antigua, ya que está especificando que se trata de una fusión/cesión/compra-venta de empresas y es obvio que la fecha de inicio de labores será de tiempo atrás. Dé clic en la opción de "¿Corresponde a una Fusión o Cesión Patronal?:", elija el proceso a aplicar (fusión, cesión, compra-venta) y escriba a continuación la cédula o RUC según corresponda de la empresa (la cual deberá estar registrada en el sistema) en la cual originalmente había prestado sus servicios el trabajador. Finalmente grabe el proceso y listo.

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